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DOCUMENTO DE CASOS DE USO
Proyecto
CRM Web para Gestión de Leads y Seguimiento Comercial
Versión
1.0

1. ACTORES DEL SISTEMA
Super Administrador
Usuario con acceso total al sistema.
Responsabilidades:
Administración de usuarios.
Administración de eventos.
Gestión global de leads.
Gestión de configuraciones.
Gestión de materiales.
Gestión de productos.
Gestión de tareas.
Gestión de reportes.
Gestión de respaldos.

Gestor Comercial
Usuario encargado de la captura y seguimiento de leads.
Responsabilidades:
Captura de leads.
Gestión de clientes.
Seguimiento comercial.
Gestión de tareas.
Consulta de material técnico.
Exportación de información propia.

Sistema
Procesos automáticos ejecutados por la aplicación.
Responsabilidades:
Envío de correos.
Recordatorios.
Validaciones.
Gestión de sesiones.
Registro de auditoría.
Generación de respaldos.

2. CASOS DE USO

CU-01 Iniciar Sesión
Actor
Super Administrador
Gestor Comercial
Descripción
Permite acceder al sistema mediante usuario o correo electrónico y contraseña.
Precondiciones
Usuario registrado.
Usuario activo.
Flujo Principal
Usuario ingresa usuario o correo.
Usuario ingresa contraseña.
Usuario selecciona recordar sesión (opcional).
Sistema valida credenciales.
Sistema crea sesión.
Sistema redirecciona al panel correspondiente.
Flujo Alternativo
Credenciales incorrectas.
Usuario inactivo.
Postcondición
Usuario autenticado correctamente.

CU-02 Recuperar Contraseña
Actor
Super Administrador
Gestor Comercial
Descripción
Permite restablecer la contraseña mediante correo electrónico.
Flujo Principal
Usuario selecciona recuperar contraseña.
Ingresa correo electrónico.
Sistema genera token temporal.
Sistema envía correo.
Usuario accede al enlace.
Ingresa nueva contraseña.
Confirma contraseña.
Sistema actualiza credenciales.
Postcondición
Contraseña actualizada.

CU-03 Activar Usuario Invitado
Actor
Gestor Comercial
Descripción
Permite activar la cuenta enviada por el administrador.
Flujo Principal
Usuario recibe correo de invitación.
Inicia sesión con contraseña temporal.
Sistema solicita cambio obligatorio.
Usuario registra nueva contraseña.
Sistema activa cuenta.
Postcondición
Cuenta habilitada para uso normal.

CU-04 Seleccionar Evento
Actor
Gestor Comercial
Descripción
Permite seleccionar el evento sobre el cual se trabajará.
Flujo Principal
Usuario inicia sesión.
Sistema muestra eventos disponibles.
Usuario selecciona evento.
Sistema establece contexto de trabajo.
Postcondición
Evento activo para la sesión.

CU-05 Visualizar Dashboard
Actor
Gestor Comercial
Descripción
Permite visualizar indicadores comerciales.
Flujo Principal
Usuario accede al inicio.
Sistema muestra:
Leads captados hoy.
Leads calientes.
Pendientes.
Productos top.
Sistema muestra accesos rápidos.
Postcondición
Información comercial visualizada.

CU-06 Registrar Lead Manualmente
Actor
Gestor Comercial
Descripción
Permite registrar un nuevo lead mediante formulario.
Precondición
Evento seleccionado.
Flujo Principal
Usuario accede a Capturar Lead.
Completa información general.
Completa perfil técnico.
Sistema valida datos.
Sistema verifica duplicados.
Sistema registra lead.
Sistema asigna gestor automáticamente.
Postcondición
Lead registrado.

CU-07 Registrar Lead por Escaneo de Tarjeta
Actor
Gestor Comercial
Descripción
Permite capturar información mediante Google Vision API.
Flujo Principal
Usuario carga fotografía.
Sistema envía imagen a Google Vision.
Sistema extrae información.
Usuario confirma datos.
Sistema registra lead.
Postcondición
Lead registrado.

CU-08 Registrar Lead por Voz
Actor
Gestor Comercial
Descripción
Permite capturar información mediante voz.
Flujo Principal
Usuario inicia grabación.
Sistema envía audio a Google Speech-to-Text.
Sistema transcribe información.
Usuario valida datos.
Sistema registra lead.
Postcondición
Lead registrado.

CU-09 Consultar Leads
Actor
Gestor Comercial
Super Administrador
Descripción
Permite visualizar el listado de leads.
Flujo Principal
Usuario accede al módulo Leads.
Sistema muestra registros.
Usuario utiliza filtros.
Usuario realiza búsquedas.
Sistema muestra resultados.
Postcondición
Información consultada.

CU-10 Editar Lead
Actor
Gestor Comercial
Super Administrador
Descripción
Permite modificar información de un lead.
Flujo Principal
Usuario selecciona lead.
Edita información.
Sistema valida cambios.
Sistema actualiza registro.
Sistema registra auditoría.
Postcondición
Lead actualizado.

CU-11 Gestionar Estado del Lead
Actor
Gestor Comercial
Descripción
Permite cambiar la etapa comercial del lead.
Flujo Principal
Usuario accede al detalle.
Selecciona nuevo estado.
Sistema registra cambio.
Flujo Alternativo
Si estado = Perdido:
Sistema solicita motivo.
Usuario selecciona motivo.
Sistema registra motivo.
Postcondición
Estado actualizado.

CU-12 Consultar Detalle del Lead
Actor
Gestor Comercial
Super Administrador
Descripción
Permite visualizar información completa del lead.
Flujo Principal
Usuario abre lead.
Sistema muestra:
Datos generales.
Perfil técnico.
Productos.
Timeline.
Tareas.
Notas.
Postcondición
Información visualizada.

CU-13 Registrar Nota
Actor
Gestor Comercial
Descripción
Permite registrar observaciones sobre un lead.
Flujo Principal
Usuario abre lead.
Agrega nota.
Sistema registra información.
Postcondición
Nota almacenada.

CU-14 Registrar Nota de Voz
Actor
Gestor Comercial
Descripción
Permite almacenar observaciones mediante audio.
Flujo Principal
Usuario graba audio.
Sistema almacena archivo.
Sistema registra actividad.
Postcondición
Audio asociado al lead.

CU-15 Crear Tarea
Actor
Gestor Comercial
Super Administrador
Descripción
Permite crear actividades de seguimiento.
Flujo Principal
Usuario abre lead.
Selecciona crear tarea.
Registra:
Tipo.
Fecha.
Hora.
Notas.
Sistema asigna responsable.
Sistema guarda tarea.
Postcondición
Tarea creada.

CU-16 Gestionar Usuarios
Actor
Super Administrador
Descripción
Permite administrar usuarios.
Funciones
Crear.
Editar.
Activar.
Desactivar.
Reenviar invitación.
Postcondición
Usuarios actualizados.

CU-17 Gestionar Eventos
Actor
Super Administrador
Descripción
Permite administrar eventos.
Funciones
Crear.
Editar.
Activar.
Desactivar.
Postcondición
Eventos actualizados.

CU-18 Gestionar Productos
Actor
Super Administrador
Descripción
Permite administrar catálogo de productos.
Funciones
Crear.
Editar.
Eliminar.
Desactivar.
Postcondición
Catálogo actualizado.

CU-19 Gestionar Material Técnico
Actor
Super Administrador
Descripción
Permite administrar documentación técnica.
Funciones
Subir PDF.
Subir video.
Editar.
Eliminar.
Postcondición
Material actualizado.

CU-20 Gestionar Plantillas WhatsApp
Actor
Super Administrador
Descripción
Permite administrar mensajes predefinidos.
Funciones
Crear.
Editar.
Eliminar.
Insertar variables dinámicas.
Postcondición
Plantillas disponibles.

CU-21 Exportar Leads
Actor
Gestor Comercial
Super Administrador
Descripción
Permite exportar información a Excel.
Flujo Principal
Usuario selecciona filtros.
Solicita exportación.
Sistema genera archivo XLSX.
Sistema descarga archivo.
Sistema registra auditoría.
Postcondición
Archivo generado.

CU-22 Gestionar Configuraciones
Actor
Super Administrador
Descripción
Permite administrar integraciones y parámetros del sistema.
Funciones
SMTP.
Google Sheets.
Google Vision.
Google Speech-to-Text.
Catálogos.
Postcondición
Configuraciones actualizadas.

CU-23 Consultar Logs
Actor
Super Administrador
Descripción
Permite visualizar historial de acciones.
Flujo Principal
Usuario accede al módulo.
Sistema muestra registros.
Usuario aplica filtros.
Postcondición
Auditoría consultada.

CU-24 Gestionar Respaldo
Actor
Super Administrador
Descripción
Permite realizar respaldos y restauraciones.
Funciones
Crear backup.
Descargar backup.
Restaurar backup.
Postcondición
Respaldo ejecutado correctamente.

CU-25 Recibir Notificaciones
Actor
Gestor Comercial
Super Administrador
Descripción
Permite visualizar notificaciones generadas por el sistema.
Eventos
Tareas próximas.
Tareas vencidas.
Nuevos leads.
Invitaciones.
Actividades relevantes.
Postcondición
Notificaciones consultadas.

